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Introducción al Control de Visistas

Es habitual, al ingresar en una organización o en un edificio, encontrar que un guardia de seguridad nos pregunte a quién venimos a ver, y nos pida una cierta cantidad de datos personales e incluso, que solicite un documento que luego retiene hasta que nos retiramos.

Si bien esto es común, sin dudas es un sistema que adolece de varias falencias, ya que los datos quedan generalmente en un cuaderno que no ofrece fácil lectura, que puede estar incompleto, y que seguramente no facilita la obtención de información útil como para hacer un informe o estadística. Para peor, retener un documento es en muchos lugares ilegal, y genera un riesgo tanto para el visitante, como para quien lo retiene, ya que una pérdida o daño puede causar un enorme inconveniente.

Es para solucionar este tipo de inconvenientes que se desarrollaron los Sistemas de Control de Visitas, que tiene como objetivos principales:
1) Controlar el Ingreso y Egreso de las personas que no son miembros de la organización.
2) Establecer límites en la definición de quienes pueden recibir visitas.
3) Asignar tiempos máximos de permanencia.
4) Obtener información sobre las visitas recibidas.
5) Favorecer el control de documentación necesaria para el ingreso a ciertas instalaciones, cubriendo necesidades de seguros personales por riesgos laborales.
Un Sistema de Control de Visitas consta de:
1) El Software para Control de Visitas.
2) Credenciales para el paso a través de Controles de Acceso si es que existen.
3) Una eventual impresora para generar credenciales temporales.
4) Opcionalmente una cámara digital para tomar imágenes.
5) Eventualmente un Buzón de Visitas integrado a molinetes (torniquetes) o pasarelas ópticas.

En una operatoria normal, el visitante ingresa por la puerta de entrada, donde es recibido por un puesto de Control de Visitas, donde un operador lo interrogará para obtener los datos mínimos que se definan como necesarios previo permiso del paso.

Es para esto conveniente que la circulación hacia dentro de las instalaciones esté restringida por algún medio. Habitualmente las organizaciones cuentan para esto con Controles de Acceso en puertas, o un sistema de Molinetes (torniquetes) o Pasarelas Ópticas.

Lo primero que debería interrogar el operador es sobre la persona o sector al que desea visitar (que en adelante llamaremos “Visitado”), ya que en caso que el visitado no se encuentre disponible, evitaremos en lo posible perder valioso tiempo ingresando datos sobre una visita que no se podrá efectuar.
Luego, continuará con los datos personales, el motivo de la visita, a quien o quienes viene a visitar, le asignará tiempos máximos de permanencia, y eventualmente tomará una o varias imágenes para registrar tanto el rostro, como el documento y contenido de un eventual bolso o portafolios.

Si así se dispuso, se le asignará una credencial de manera temporal, y podrá imprimirse una credencial con su propia fotografía y datos si se desea que esté identificado en el edificio.
Cuando se utilizan credenciales que son tarjetas preconfeccionadas y prehabilitadas en los controles de acceso, estas se otorgan de forma temporal mientras dure su estadía, recuperándose al finalizar la visita. Muchas organizaciones requieren la personalización de las tarjetas con stickers que indiquen claramente que se trata de una visita, e incluso algunas utilizan una codificación por colores que muestra a los guardias de seguridad que circulan por las instalaciones, si la visita se encuentra en áreas correctas.

La visita al retirarse, deberá presentarse ante el operador para que se termine la visita en el sistema. Esto puede evitarse si se utiliza el buzón para visitas, ya que en este caso el visitante sólo debe depositar la credencial en el buzón, lo cual por un lado le habilitará el paso a través del molinete (torniquete) o pasarela, además de informar al Sistema de Visitas para que le dé la baja automáticamente.

En caso que se hubiera asignado un tiempo máximo y la visita no se hubiere retirado, el operador recibe una alerta en su pantalla, permitiéndole realizar un rastreo de la persona.

En algunas situaciones, las visitas se realizan en grupo, siendo posible indicar una persona con acompañantes.
También es posible almacenar otros datos útiles, como datos de la aseguradora del riesgo del trabajo, datos del vehículo con que se presentan, y otros detalles que pueden indicarse en campos destinados a tal fin.
Resulta también sumamente útil para una organización contar con los informes de las visitas recibidas, ya que se puede saber fácilmente la cantidad de visitas en un determinado momento, lo cual permite determinar el caudal de visitas. También, determinar quiénes y por qué reciben las visitas, si un visitante es frecuente, y un sinfín de información que permitirá tomar decisiones adecuadas en referencia al ingreso de personas ajenas a la organización.
Cuando se detecta que el caudal de visitas es demasiado para un único puesto, o se tienen diferentes accesos para controlar, es posible utilizar a los sistemas como multiusuario o multipuesto, permitiendo que el control se realice simultáneamente en diversos puntos.

Existen dos versiones del Sistema de Control de Visitas, denominado VisWin y componente de la Suite INWin:
1) VISWin Full: es la versión del Sistema de Control de Visitas basado en bases tipo MS Access.
2) VISWin Enterprise: versión con mayor poder, basada en una base tipo MS SQL Server.

El VisWin no tiene restricciones en cuanto a la cantidad de visitas, y la licencia que se comercializa permite su uso desde una única PC. Es posible extender la cantidad de usuarios del sistema adquiriendo licencias de uso adicional, que estarán vinculadas a la misma base de datos y a la red de equipos.

Ambas versiones pueden vincularse con los sistemas REIWin (de Control de Personal) {link} y APIWin (Control de Accesos), compartiendo la base de datos y aumentando a través de la integración la funcionalidad total del sistema.

La versión Enterprise cuenta con la enorme ventaja de tratarse de un producto Cliente-Servidor, donde un servidor de base de datos (MS SQL Server, provisto y administrado por el Cliente) provee los datos ya filtrados al Sistema, disminuyendo considerablemente el tráfico de red, aumentando la seguridad, permitiendo un nivel de almacenamiento de datos superior, y facilitando una mayor velocidad para el uso del Sistema desde múltiples terminales en las cuales se haya adquirido las licencias adicionales.

Todos los equipos y sistemas tienen una filosofía de diseño modular, permitiendo con el tiempo ir adaptando las funcionalidades del Sistema según las necesidades que vaya presentando la organización, a costos sensiblemente menores que un mero recambio tecnológico. En Intelektron, consideramos que una buena venta es cuando logramos la satisfacción de las necesidades de nuestro Cliente con una solución que le brinde los beneficios esperados a un costo razonable, teniendo en cuenta la tendencia de crecimiento de la Empresa u Organización. Es por esto que en algunos casos recomendamos a nuestros Clientes adquirir productos de menor rango inicialmente, para luego de un tiempo de evaluación, considerar su actualización a productos de mayor nivel.

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